یازده نکته در مدیریت زمان

توانایی مدیریت زمان بیشتر قابل توجه افرادی هست که در چند شرکت تجاری کوچک مشغول به فعالیت هستند و می‌خواهند از حد اکثر زمان ممکن استفاده کنند. ما در این مقاله قصد داریم که 11 نکته از نکات مهم و عملی مدیریت زمان را برایتان بیان کنیم تا با استفاده از این نکات بتوانید زمان خود را به بهترین وجه مدیریت کنید و حداکثر استفاده را از زمان موجود ببرید.

1. بدانید که مدیریت زمان یک دانش خودی است.

همان‌طور که می‌دانیم هر روز 24 ساعت است و این 24 ساعت ثابت است پس ما باید زمان خودمان را تنظیم کنیم. ما هرگز نمی‌توانیم این 24 ساعت را کم و زیاد کنیم اما می‌توانیم با برنامه‌ریزی صحیح و مناسب میزان استفاده خود را کم یا بیشتر کنیم. همگی این قدرت را داریم که خودمان را مدیریت کنیم و می‌توانیم کارهایی را که باید در طول 24 ساعت انجام دهیم را برنامه‌ریزی کنیم.

2. پیدا کنید که در کجا زمان هدر می‌رود.

ما نمی‌توانیم ادعا کنیم که کاملا از زمان خود استفاده می‌کنیم، بلکه مقداری از زمان از دست ما هدر می‌رود که اگر بتوانیم این زمان را نیز کنترل کنیم، می‌توانیم برای این زمانی که با مدیریت زمان صرفه‌جویی کرده‌ایم برای کارهای گوناگون استفاده کنیم.

3. هدف‌هایی از مدیریت زمان را برای خود ایجاد کنند.

توجه کنید که تمرکز بر روی مدیریت زمان باعث می‌شود اخلاق و رفتار شما عوض شود نه اینکه زمان را عوض کند. اولین قدم در مدیریت زمان، زمانی حاصل می‌شود که اوقاتی که هدر می‌دهید را از برنامه خود حذف کنید. اگر بتوانید زمانی را که هدر می‌دهید حذف کنید بدانید که اولین قدم در مدیریت زمان را برداشته‌اید.

4. یک طرح مدیریت زمان را الگو قرار دهید.

یک طرح در مدیریت زمان برای خود انتخاب کنید و در آن اهداف واضح و اولویت‌های خود را بنویسید و بعدا این اولویت‌ها و هدف‌ها را مرتب کنید، وقت را تنظیم کنید و اولویت‌های غیر ضروری را حذف کنید. آن‌هایی که بلندمدت‌، کوتاه‌مدت و یا زود بازده‌اند را مشخص کنید. به طور خلاصه، طرح شما باید تمامی ضوابط و اصولی را که در مدیریت زمان مهم است، در بر داشته باشد و طرح را طوری تهیه کنید تا دست‌یافتنی باشد. تهیه یک جدول زمانی نباید به صورت انتزاعی و دور از ذهن باشند. هرگز از طرح جدول زمانی تقلید کورکورانه نکنید. مثلا فرد X یک طرح مدیریت زمان دارد و شما از روی آن کپی‌برداری کنید.

تهیه طرح باعث می‌شود که در طول اجرای برنامه خود دچار استرس و نگرانی نشوید.

5. از ابزارهای جانبی مدیریت زمان استفاده کنید.

از سخت‌افزارها و نرم‌افزارهای کاربردی در زمینه مدیریت زمان، حتما استفاده کنید. مثل Out look

این نرم‌افزار باعث می‌شود که شما بتوانید به راحتی تمام برنامه‌های خود را به طور روزانه، هفتگی و یا ماهانه در آن وارد کنید و خیلی راحت بتوانید به برنامه‌هایتان برسید.

یکی از کارهایی که زمان‌بر است پاسخ دادن به نامه‌هایی با موضوع یکسان است. این نرم‌افزار قادر است به طور اتوماتیک پاسخگویی به این نوع نامه‌ها را انجام دهد و به عنوان دستیار حرفه‌ای برای شما کار کند.

6. کارهای خود را اولویت‌بندی کنید.

اولویت‌بندی همان‌طور که گفته شد، بسیار مهم است و باعث می‌شود اولین و آخرین اولویت‌های برنامه‌ای و کاری خود را بدانید.

7. تفویض اختیار کنید.

همواره یاد بگیرید که کارهایتان را به دیگران تفویض اختیار کنید. هیچ‌وقت پیشتازی و تک‌روی نکنید. کارهایی را که دیگران قادر به انجام صحیح آن هستند به عهده آن‌ها بگذارید و خودتان کارهای کلیدی را انجام دهید.

هیچ‌وقت فکر نکنید شما باید تمام کارها را انجام دهید!

8. کارهای تکراری را به دیگران واگذار کنید.

این بند در واقع ادامه بند هفت است. هر چقدر کارها تکراری باشد، راحت‌تر می‌توان انجام آن‌ها را به دیگران واگذار کرد.

9. محدوده زمانی تعیین کنید.

بعضی از کارها هستند که بسیار وقت‌گیر و تکراری هستند. مثل پاسخ دادن به نامه‌ها و…
به همین دلیل روزانه حداکثر یک ساعت برای پاسخ دادن به نامه‌ها و کارهای تکراری صرف کنید نه بیشتر.

10. مطمئن باشید که سیستم شما سازماندهی شده است.

اگر وقت زیادی را صرف بررسی فایل‌های کامپیوتری خود می‌کنید، از یک سیستم مدیریت فایل استفاده کنید. یک سیستم مدیریت فایل باعث می‌شود که شما بتوانید در مدت زمان کمتری، دسترسی به اطلاعات زیادی داشته باشید.
همچنین با برنامه‌ریزی یک سیستم مدیریت فایل، شما می‌توانید فقط به اطلاعاتی که نیاز به دسترسی دارید، دسترسی داشته باشید و خود را در میان انبوهی از نامه‌ها و اطلاعات درگیر نکنید.

11. وقت خود را با انتظار بیهوده، هدر نکنید.

هم خودتان سر وقت حاضر شوید و هم از دیگران انتظار داشته باشید که سر وقت در قرار ملاقات حاضر شوند. مطمئن باشید که شما وقت اضافی برای هدر دادن در انتظارات بیهوده را ندارید.

مهم این نیست که در کدام قرار ملاقات هستید، مهم این است که سر وقت حاضر شوید.

نتیجه‌گیری

با پیروی از اصول مدیریت زمان، مهار زمان را می‌توانیم در اختیار بگیریم و بتوانیم خود را هماهنگ سازیم و از دوباره‌کاری‌ها و هدر دادن وقت طلایی خود که یکی از مهم‌ترین سرمایه زندگی هر فرد می‌باشد جلوگیری کنیم.
مدیریت زمان کاری شدنی است، اما مستلزم تلاش و ممارست و تمرین مستمر است که با کوشش و پیروی از اصول فوق‌الذکر بتوانید آن‌ها را در زندگی روزمره خود به کارگیرید و از وقت خود حداکثر استفاده را ببرید.